Neviete odhadnúť ako dlho vám bude pracovná úloha trvať? Pradvdepodobne tak dlho, ako si sami poviete. Tak funguje Parkinsonov zákon. Deadliny by nemali byť príliš vzdialené, pretože potom nepracujeme efektívne. Ako to celé funguje a dá sa s tým niečo urobiť?
Čo je Parkinsonov zákon
Parkinsonov zákon hovorí o tom, že práca zaberie toľko času, koľko si stanovíme na jej dokončenie. Toto konštatovanie sa pripisuje Cyrilovi Northcote Parkinsonovi, po ktorom dostal zákon aj svoje meno. Pôvodne ho uverejnil v humornej eseji, kde uvádza ako príklad ženu, ktorej jediná úloha počas dňa je poslať pohľadnicu. Zaneprázdnenej osobe by odoslanie pošty zabralo možno tri minúty, ale táto žena má na to celý deň. A tak hľadá hodinu vhodnú pohľadnicu, polhodinu svoje okuliare na čítanie, hodinu a pol píše na pohľadnicu text, 20 minút sa rozhoduje, či si na poštu vezme aj dáždnik a tak ďalej.
Ak vám príbeh pána Parkinsona pripadá vtipný, uveďme si súčasnejší príklad. Vy a váš tím v práci máte odovzdať projekt, na ktorý realisticky potrebujete niekoľko hodín. Deadline je však až o týždeň, preto si najskôr robíte dôkladné prieskumy, porovnávate svoju prácu s konkurenciou, každý deň máte 90 minútový meeting a nakoniec v piatok popoludní narýchlo dokončujete svoju prácu, alebo si ju beriete aj domov na víkend. Takto vyzerá Parkinsonov zákon v praxi.
Ako nás Parkinsonov zákon ovplyvňuje
Okrem samotného konštatovania, že práca sa rozpína na celý časový úsek, ktorý jej určíme, sa s Parkinsonovým zákonom spája aj prokrastinácia. Keď vieme, že máme na nejaký projekt alebo úlohu viac času, náš mozog to neberie ako urgentnú záležitosť a v prvých dňoch nie sme inšpirovaní pracovať. Máme totiž pocit, že máme ešte veľa času a veci dokončujeme na poslednú chvíľu, čo je najmä problém zlého time managementu. S týmto problémom nám ôže pomôcť kvalitný biznis koučing, počas ktorého sa naučíme lepšie stanovovať deadliny a určovať si priority.
Druhým spôsobom, ako nám Parkinsonov zákon zasahuje do života, je fakt, že zdôrazňuje triviálne záležitosti, ktoré nás v konečnom dôsledku iba rušia. Deje sa to v osobnom živote, ak pracujeme sami, ale obzvlášť silno sa to prejavuje v tímovej práci. Chceme, aby mal každý prehľad o všetkom a zároveň presne nevieme, kto na čom ako intenzívne pracuje. Vedie to jednak k triviálnej komunikácii, ktorej obsahom je len vzájomné uisťovanie sa a nie konkrétna práca. Zároveň v prípade, že je veľa ľudí zodpovedných za jeden projekt, môžeme mať pocit, že musíme počkať, kým si svoju prácu neurobia ostatní.
Ako prekonať Parkinsonov zákon?
Porozumieť Parkinsonovmu zákonu je iba polovica cesty za efektívnejšou a produktívnejšou prácou. Ako v praxi zabezpečiť, aby našu prácu negatívne neovplyvňovalo?
- Vyhľadajte kouča – na svoju prácu sa nevieme pozrieť s odstupom, preto je najrýchlejšou cestou k úspechu v práci koučing. Nestranná osoba, ktorá nám položí tie správne otázky, nám pomôže uvedomiť si vlastné priority a naplánovať projekty v realistických termínoch.
- Stanovujte si vlastné deadliny – ak dostanete deadline od nadriadeného, môžete skúsiť stanoviť si vlastný termín o niečo skôr, ako je ten skutočný. Takto vlastný mozog presvedčíme o urgentnosti úlohy.
- Jasne rozlišujte rušivé vplyvy – najlepšie sa nám pracuje, ak sme v takzvanom stave flow. Vtedy však prácu narúšajú mnohé drobnosti – telefonáty, stretnutia, ale najmä naše vlastné myšlienky. Zapisujte si, čo vám napadne, ale neodbiehajte od práce. Na konci pracovného dňa môžete venovať 30 minút vyhľadávaniu a overovaniu informácií.
- Používajte aplikácie na organizáciu času a úloh – využite moderné technológie a zdieľajte informácie o projektoch s členmi vášho tímu. Ku každej úlohe zapisujte osobu, ktorá je za ňu zodpovedná a čas potrebný na jej splnenie.
- Veľký projekt si rozdeľte na veľa malých krokov – niekedy je deadline o tri mesiace a inokedy až o dva roky. V takom prípade využite pomoc kouča a vytvorte si v rámci veľkého projektu niekoľko menších projektov s kratšími termínmi.
- Využite pomodoro techniku – sústredeniu pomáha vymedziť si úseky na prácu a prerušovať ich krátkymi prestávkami spojenými s pohybom. Podľa Pomodoro techniky máme pracovať v štyroch cykloch po 25 minút. Za každým cyklom si dáme 5 minút prestávku a po dvoch hodinách práce 20 minútovú pauzu.
Keď už vieme, ako funguje náš mozog, je ľahšie využiť ho tak, aby sme pracovali efektívne a produktívne.
