Ako často sa vám stáva, že máte v práci nadčasy? Alebo si časť pracovných úloh beriete domov a pracujete na nich na úkor voľného času. Nadčasy a práca mimo pracovnej doby však nie sú vždy spôsobené veľkým množstvom pracovných úloh, niekedy vznikajú iba preto, že pracovníci nemajú efektívny time management. Zlé rozdelenie pracovných povinností, neustále vyrušovanie a nevhodne stanovené priority majú negatívny vplyv na výkon zamestnancov.
Prečo je time management dôležitý?
Hovorí sa, že čas sú peniaze, v skutočnosti je však čas náš život. Máme ho len obmedzené množstvo a je iba na nás, ako s ním naložíme.
Tu je niekoľko dôvodov, prečo je dobrý time management dôležitý:
- Zvýšenie produktivity – plánovanie a organizovanie pracovného času umožňuje dosahovať viac úloh v krátkom čase.
- Dosahovanie cieľov – time management pomáha sústrediť sa na dosahovanie dlhodobých cieľov namiesto toho, aby ste strácali čas plnením drobných nepodstatných úloh, ktoré neprispievajú k dosiahnutiu veľkých a dôležitých cieľov.
- Zníženie stresu – zle rozdelený čas a zle naplánované úlohy môžu spôsobiť stres a úzkosť kvôli pocitom, že človek nestíha a musí práci venovať aj voľné chvíle.
- Zlepšenie kvality života – efektívne využívanie času a dosiahnuté ciele majú za následok spokojnosť a tým kvalitný život.
- Lepšia organizácia – plánovaním času pre jednotlivé úlohy sa vyhnete zmeškaniu dôležitých termínov a lepšie sa pripravíte na stretnutia. Na nič nezabudnete, budete vopred pripravený na jednotlivé úlohy a jednoducho odpoviete na otázky kolegov alebo nadriadených
- Zvýšenie sebadisciplíny – plánovanie a dodržiavanie harmonogramu vyžaduje sebadisciplínu. Sebadisciplínou zlepšujete svoju schopnosť dodržiavať termíny a byť produktívny. Mať sebadisciplínu je výhodné v profesionálnom aj osobnom živote.
- Možnosť zvládnuť neočakávané situácie – dobrým time managementom sa viete pripraviť na neočakávané a krízové situácie. Dôležité je vyhradiť si v dennom pláne aj voľné časové bloky na neočakávané udalosti.
Time management techniky
Existuje niekoľko techník a spôsobov, pomocou ktorých vytvoríte ničím nerušenú a koncentrovanú prácu:
- Pracujte v intervaloch (pomodoro technika) – spočíva v presnom meraní času a to na bloky, ktoré trvajú 25 minút. Medzi jednotlivými časovými blokmi sú krátke päťminútové prestávky. Tieto časové bloky s prestávkami by ste mali opakovať 3x, potom nasleduje 20 minútová prestávka. Počas 25 minút sa sústredíte na tzv. hlbokú prácu, teda nerušene vykonávate úlohu, ktorá vedie k dosiahnutiu cieľa (napríklad písanie tohto článku). Počas prestávky je ideálne sa prejsť, napiť alebo sledovať dianie za oknom. Dlhšiu prestávku využite na aktivitu, ktorá vám dobije baterky.
- Roztrieďte úlohy podľa naliehavosti a dôležitosti (Eisenhowerova mriežka) – ak ste zavalený úlohami, nakreslite si na papier tabuľku 2×2. Na osi x budú úlohy rozdelené na naliehavé a nenaliehavé a na osi y na dôležité a nedôležité. Ako prvé plnite naliehavé a dôležité (odovzdanie projektu), potom nenaliehavé a dôležité (plánovanie dlhodobých cieľov), potom nedôležité a naliehavé (odpovedanie na e-maily) a nedôležité a nenaliehavé sa pokúste delegovať alebo zhodnotiť, či je vôbec potrebné ich urobiť (napríklad upratovanie archívnych záznamov, ktoré nikto nevyužíva).
- To do list – zoznam s úlohami – pomocou neho na nič nezabudnete. Samozrejme stanovte si rozumný počet úloh s presne stanoveným časom a označte si farebne úlohy, do ktorých sú zapojení aj iní ľudia.
- Time management a e-maily – neodpisujte hneď na každý email. Stanovte si pravidlá e-mailovej komunikácie: pozrite si ich iba v konkrétne stanovenom čase, napríklad 30 minút ráno po príchode do práce a 30 minút pred koncom pracovnej doby. Ak sa dá e-mail vyriešiť do dvoch minút, vybavte ho hneď. A predovšetkým si vypnite notifikácie, aby vás e-maily nerušili počas celej pracovnej doby.
- Paretovo pravidlo 80/20 – sústreďte sa na to dôležité vo vašej práci. Podľa Paretovho pravidla iba 20% toho čo robíme zodpovedá za 80% našich úspechov a výsledkov práce. Odhaľte tých 20% najdôležitejších činností a venujte sa im hneď v úvode pracovného dňa, keď máte najviac energie.
Biznis koučing
Ak si sami neviete zvoliť techniku, ktorá vám vytvorí dobrý time management, tak využite možnosť business coachingu. Biznis kouč sa zameriava na poradenstvo, pracovné zručnosti a rozvoj pracovného potenciálu. Pomáha klientom v efektívnom plánovaní času, zvládaní priorít, organizácie a dosahovanie rovnováhy medzi prácou a voľným časom – work life balance. Biznis koučing je proces, v ktorom profesionálny kouč vedie podnikateľa pri dosahovaní jeho pracovných cieľov. Tento kouč môže pomôcť klientovi vybudovať si vodcovské schopnosti, vytvoriť obchodné stratégie alebo zlepšiť ich myslenie. Všetko závisí od toho, čo chce osoba, ktorá si najíma kouča. Najdôležitejšie je, že biznis koučing je o raste.
Je veľmi stresujúce keď nestíhate pracovné povinnosti a úlohy. Stres neprispieva k efektivite, skôr ju znižuje a vo veľkej miere je negatívny aj zo zdravotného hľadiska. Preto je dobre zvoliť a riadiť sa technikou time managementu, alebo vyhľadať business coacha.
